电子档案管理制度（汇总3篇）

电子档案管理制度旨在规范档案的创建、存储与使用，提升信息安全与工作效率，是否符合实际需求？以下是网友为大家整理分享的“电子档案管理制度”相关范文，供您参考学习！

《电子档案管理制度》 篇1

第一章 总则

第一条 为加强本单位电子档案的管理，规范电子档案的收集、整理、归档、利用和销毁等工作流程，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据国家有关法律法规和档案管理规定，结合本单位实际，制定本制度。

第二条 本制度所称电子档案，是指本单位在各项工作中形成的，以数字形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并具有保存价值的各种电子文件及其元数据。

第三条 电子档案管理工作遵循“全程管理、安全可靠、方便利用”的原则。

第四条 本单位设立电子档案管理领导小组，负责领导和协调本单位的电子档案管理工作。领导小组下设办公室，负责日常管理工作。

第二章 电子档案的收集与整理

第五条 各部门应指定专人负责本部门电子档案的收集和整理工作。

第六条 电子文件的形成部门或业务人员应按照文件处理程序和归档要求，及时对形成的电子文件进行收集、整理和归档。

第七条 电子档案的收集范围包括：

1. 办公自动化系统中形成的各种电子文件；

2. 业务系统中形成的各种电子文件；

3. 通过扫描、拍照等方式将纸质文件转换成的电子文件；

4. 其他具有保存价值的电子文件。

第八条 电子档案的收集要求：

1. 确保电子档案的完整性，包括电子文件的正本、附件、元数据等；

2. 确保电子档案的真实性，不得随意修改或删除电子文件；

3. 采用通用、开放的文件格式，确保电子档案的长期可读性；

4. 对涉密电子档案，应采取加密等安全措施。

第九条 电子档案的整理包括：

1. 对电子文件进行分类、排序和编号；

2. 编制电子档案目录和索引；

3. 制作电子档案备份；

4. 对电子文件进行病毒检测，确保电子档案的安全性。

第三章 电子档案的归档与保管

第十条 电子文件形成部门或业务人员应在文件处理完毕后一个月内，将电子文件及其元数据移交档案管理部门。

第十一条 档案管理部门应对接收的电子档案进行验收，主要检查：

1. 电子档案的完整性、真实性、可用性和安全性；

2. 电子档案的格式是否符合要求；

3. 电子档案的元数据是否完整、准确；

4. 电子档案的备份是否完整、可用。

第十二条 验收合格的电子档案，方可归档。

第十三条 电子档案应采用符合国家标准的存储介质进行存储，并定期进行备份和迁移，确保电子档案的长期保存。

第十四条 档案管理部门应建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理和维护。

第十五条 档案管理部门应建立严格的电子档案安全管理制度，采取防火、防盗、防潮、防磁、防病毒等措施，确保电子档案的安全。

第四章 电子档案的利用与鉴定

第十六条 本单位人员因工作需要利用电子档案的，应履行审批手续，并遵守保密规定。

第十七条 外单位人员需要利用本单位电子档案的，应经本单位主管领导批准，并签订保密协议。

第十八条 电子档案的利用应遵循“谁利用、谁负责”的原则，严禁擅自复制、传播或泄露电子档案内容。

第十九条 档案管理部门应定期对电子档案进行鉴定，确定其保存价值。

第二十条 对已失去保存价值的电子档案，应按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。销毁过程应有专人监督，确保电子档案彻底销毁，不可恢复。

第五章 附则

第二十一条 本制度由本单位电子档案管理领导小组办公室负责解释。

第二十二条 本制度自发布之日起施行。

《电子档案管理制度》 篇2

第一部分：概述

1.目的：

为规范本机构电子档案的整个生命周期管理，包括收集、整理、存储、利用、鉴定和销毁，确保电子档案的安全、真实、完整和可用，根据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。

2.适用范围：

本制度适用于本机构所有部门和员工，涵盖在业务活动中产生的所有电子文件及其元数据。

3.基本原则：

统一领导，分级负责：机构设立档案管理委员会，统筹规划电子档案管理工作，各部门负责人负责本部门的电子档案管理。

全程管理：从电子文件的形成、处理、归档到保管、利用、销毁，实行全过程管理。

安全可靠：采取技术和管理措施，确保电子档案的安全存储和访问控制。

真实完整：保证电子档案的内容真实可靠，不得随意修改或删除，并确保其元数据的完整性。

长期可用：采用标准化的文件格式和存储介质，确保电子档案的长期可读性和可访问性。

第二部分：职责分工

1.档案管理委员会：

负责制定和修订电子档案管理制度。

监督和指导电子档案管理工作的实施。

审批重大电子档案管理事项。

2.档案管理部门：

负责电子档案的接收、整理、存储、备份、迁移和恢复。

提供电子档案的利用服务。

组织电子档案的鉴定和销毁工作。

对各部门的电子档案管理工作进行指导和培训。

3.各业务部门：

负责本部门电子文件的形成、收集、整理和初步归档。

配合档案管理部门做好电子档案的移交和利用工作。

指定专人负责本部门的电子档案管理工作。

4.信息技术部门：

负责电子档案管理系统的建设、维护和安全保障。

提供电子档案管理的技术支持。

第三部分：电子档案的收集与整理

1.收集范围：

办公类文件：通知、公告、报告、请示、批复、会议记录等。

业务类文件：合同、协议、项目文档、财务报表、科研数据等。

其他具有保存价值的电子文件。

2.收集要求：

完整性：确保电子文件及其元数据的完整性，包括正文、附件、版本信息等。

真实性：保证电子文件的内容真实可靠，不得伪造、篡改。

规范性：采用标准化的文件格式和命名规则。

及时性：电子文件应在处理完毕后及时归档。

3.整理流程：

分类：按照机构的分类方案对电子文件进行分类。

排序：按照一定的规则对电子文件进行排序。

编号：为每个电子文件赋予唯一的标识号。

著录：填写电子文件的元数据信息。

检查：检查电子文件的完整性、真实性和可用性。

第四部分：电子档案的归档与保管

1.归档要求：

电子文件应在处理完毕后一个月内归档。

归档时应提交电子文件及其元数据。

归档的电子文件应符合收集和整理的要求。

2.存储管理：

采用可靠的存储介质存储电子档案。

定期对存储介质进行检查和维护。

对电子档案进行异地备份。

3.安全管理：

建立严格的访问控制机制，防止未经授权的访问。

采取防火墙、入侵检测等安全措施，防止网络攻击。

定期进行安全审计和风险评估。

第五部分：电子档案的利用与鉴定

1.利用服务：

提供便捷的电子档案检索和利用服务。

对利用权限进行严格控制，防止信息泄露。

对利用情况进行记录和跟踪。

2.鉴定与销毁：

定期对电子档案进行鉴定，确定其保存价值。

对已失去保存价值的电子档案，按照规定程序进行销毁。

销毁过程应有专人监督，确保电子档案不可恢复。

第六部分：附则

1. 本制度由档案管理委员会负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

《电子档案管理制度》 篇3

总则

第一条 为规范本单位电子档案的收集、整理、归档、利用、鉴定和销毁等管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据国家有关法律法规和档案管理规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于本单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的电子文件及其元数据的管理。

第三条 电子档案管理工作遵循“统一领导、分级管理、集中归档、安全保密”的原则。

第四条 本单位档案管理部门负责统筹规划、协调指导电子档案管理工作，各部门负责本部门电子档案的形成、收集、整理和初步归档工作。

电子档案的收集与整理

第五条 电子文件的形成部门或业务人员应按照文件处理程序和归档要求，及时对形成的电子文件进行收集、整理和归档。

第六条 电子文件的收集范围包括：

（一） 办公类电子文件：包括通知、公告、请示、报告、会议纪要、工作计划、总结等。

（二） 业务类电子文件：包括合同、协议、项目申报书、验收报告、科研成果等。

（三） 财务类电子文件：包括会计凭证、账簿、报表等。

（四） 其他具有保存价值的电子文件。

第七条 电子文件的收集要求：

（一） 完整性：应收集电子文件的正本、附件、元数据等，确保电子档案的完整性。

（二） 真实性：应保证电子文件的内容真实可靠，不得随意修改或删除。

（三） 可用性：应采用通用、开放的文件格式，确保电子文件的长期可读性。

（四） 安全性：应采取必要的安全措施，防止电子档案被非法访问、篡改或破坏。

第八条 电子文件的整理包括：

（一） 检查电子文件的完整性、真实性、可用性和安全性。

（二） 对电子文件进行分类、排序和编号。

（三） 编制电子档案目录和索引。

（四） 制作电子档案备份。

电子档案的归档与保管

第九条 电子文件形成部门或业务人员应在文件处理完毕后，按照归档要求，将电子文件及其元数据移交档案管理部门。

第十条 档案管理部门应对接收的电子档案进行验收，合格后方可归档。

第十一条 电子档案的归档范围、归档时间、归档要求等按照国家有关规定执行。

第十二条 电子档案应采用符合国家标准的存储介质进行存储，并定期进行备份和迁移，确保电子档案的长期保存。

第十三条 档案管理部门应建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理和维护。

第十四条 档案管理部门应建立严格的电子档案安全管理制度，采取防火、防盗、防潮、防磁、防病毒等措施，确保电子档案的安全。

电子档案的利用与鉴定

第十五条 本单位人员因工作需要利用电子档案的，应履行审批手续，并遵守保密规定。

第十六条 外单位人员需要利用本单位电子档案的，应经本单位主管领导批准，并签订保密协议。

第十七条 电子档案的利用应遵循“谁利用、谁负责”的原则，严禁擅自复制、传播或泄露电子档案内容。

第十八条 档案管理部门应定期对电子档案进行鉴定，确定其保存价值。

第十九条 对已失去保存价值的电子档案，应按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。

附则

第二十条 本制度由本单位档案管理部门负责解释。

第二十一条 本制度自发布之日起施行。