档案管理体系建设【参考5篇】

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档案管理体系建设【第一篇】

关键词 高校档案 档案安全 网络化

中图分类号：G271 文献标识码：A

Establishment of University Archives Safety Management System

JIN Yi， WANG Chengyi， LIU Dongya

（Archives of Northeastern University， Shenyang， Liaoning 110004）

Abstract The University Archives systems are historical witness the development， which have been recoding teaching faculty works and the scholastic life of students. It is also a valuable reference of university development and establishment. Universities have been paying more attention on the establishment of archival work， meanwhile the safety of University Archive systems are one of the most important part of the works. This paper will mainly discuss on the security issues of university integrated file， which are including physical files and digital files safety management.

Key words university archives； archives security； network

高校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录，是学校历史的体现和宝贵的精神财富，学校的继续发展很多也需要历史档案的借鉴作为基础。随着高等学校的发展，档案越来越受到大家的关注，高校档案工作也得到了日新月异的发展。在信息化的背景下，新的档案管理手段的应用也给档案管理工作带来了革命性的变化，数字化，网络化，档案信息载体多样化等，为档案管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。虽然如此，目前高校档案工作仍存在诸多问题，其中档案安全问题是现阶段高校档案不容忽视的一项工作，档案具有历史性，真实性和唯一性，一旦损毁，势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失，影响高校档案工作的发展。

1 高校档案安全工作存在诸多问题阻碍高校档案的发展

部分高校档案意识薄弱，规章制度的不健全，缺少组织保障。高校的领导和教职工，甚至档案工作人员对档案安全认识不到位，没有制定有效的防范措施和抢救措施，疏于防范，导致许多档案丢失，损坏，信息泄露等问题的出现。另一方面，高校档案安全缺少制度保障，部分高校档案没有完整的档案管理制度规范，甚至有些高校没有设置专门的档案管理部门和人员，档案产生部门和利用部门负责保管档案，对于档案的安全问题更是无人负责，一旦档案丢失造成损失更是互相推诿。

档案实体管理在安全方面存在着流失，保管不当，损坏等问题。（1）由于档案工作归档的滞后性，一些档案形成部门不能及时将工作过程中形成的在归档之列的资料及时归档，或者因为工作方便而拒绝归档，造成大量档案流失，留存在档案形成初期的部门、单位，而档案工作人员却不能及时知晓，随着时间的推移，很容易造成无档可归，无史可查的局面。（2）档案借阅传递过程中也存在安全隐患，造成档案损毁、丢失和泄密的安全问题主要出现在档案的借阅过程中。借档或阅档人对档案的保管不当，对于保密档案未按照审批规章进行查阅等，都会对档案的安全造成威胁。（3）对常规档案收集之外，档案的收集工作还应该注重随时随地的收集，比如学校重大事件的跟踪等，现在高校档案管理缺乏此项工作，直接造成的是学校某项重大事件后的档案形成分布在各个部门，造成部分环节的丢失和不完整。（4）档案保管环境和设备不符合档案保存要求，会造成档案文字模糊，纸张损坏，甚至虫蛀、发霉等问题。对于历史久远和重要的档案，需要专业档案人员进行修护或者按照档案原貌进行修补，因为这些档案一般都具有很高的保存和利用价值，而在这方面，国内高校能够做到这一点的也是屈指可数。

随着信息化在高校档案工作中的广泛应用，由数字化、网络化等新技术新手段带来的安全隐患也随之而来。数字化档案管理在安全方面存在着信息泄露，网络威胁，存储介质寿命等问题。

（1）网络化给档案带来的安全问题。网络是档案信息化的工作模式，网络化工作必将同外界相互联系，网络的安全和稳定对档案信息的传输造成了威胁，电子档案的真实性在传输过程中如何保证真实性、有效性、和合法性成为了档案信息安全的重点工作。

（2）数字化档案的保管环境和条件不具备。目前高校对数字化档案保管的环境和设备的投入不足，对于数字化档案的存储介质的保管缺少安全保障，数字化档案的管理依赖于计算机和硬盘等设备，并需要时时备份和异地存储，而现在高校档案馆几乎都没有这样的配置，这样的条件下，无法保障数字档案的存贮安全。

（3）数字化档案信息更容易外泄。档案中涉及到一些需要保密的信息，在档案信息化环境中更加容易被恶意侵占或者毁坏，档案信息系统平台的应用需要专业技术人员的管理和软件、技术支持，以上条件不能满足的情况下就会严重威胁档案信息的安全。

（4）高校对档案工作的人力和设施投入不足。高校档案工作人员的专业技能和档案管理能力不一，自身档案安全责任感不强，高校档案馆没有独立办公地点，和能保证档案安全的配套设施，这些都是档案存在重大安全隐患的所在。

2 建立健全的高校档案规章制度，明确权责，提高档案意识

首先要将档案安全工作列入到学校领导直接负责制度，建立专门的档案部门，档案馆至少设有档案室。明确规定校长作为高校档案管理的第一责任人，从高校分管领导到基层档案工作者都必须高度重视档案安全工作，强化档案安全保护职责和社会责任。其次，严格执行档案法律、法规，并制定档案安全工作的相关规章制度，包括责任制度、安全工作制度、数字化电子档案安全管理制度。再次，根据档案的珍贵程度对所能想到的各种突发灾害、突发事件到来时对档案实行抢救和保护方案，制定预警措施和应急措施等。

3 高校档案实体安全的保障

（1）根据本校的实际情况，完善归档门类，结合档案利用的反馈信息，对以前的档案归档范围进行完善，联合高校各部门针对部门工作性质对归档门类下的具体细节做以细化。严格按照归档范围进行档案收集，降低档案滞留在各部门的现象，避免档案形成环节的档案遗失。

（2）注意学校重大事件的发生和事件跟踪，有利于重大事件档案的完整、系统的收集。学校有重大事件发生时，档案馆应该指定专人介入事件的始末，这样有利于了解事件的全过程并有针对性的进行档案资料的收集归档，避免接收档案的被动型和部门归档造成的片面性，从而使重大事件的档案归档系统全面。

（3）在档案借阅规范中制定约束档案借阅者保护档案，对污损，丢失档案的借阅者进行处罚，督促档案借阅者在借阅过程中保证档案的完整与安全。

（4）建设保障档案管理安全的配套设施和符合标准的档案保管库房和办公场所，完善安全监控和警报设施，独立的档案库房和档案办公室，档案库房的温湿度控制器，给档案保管提供安全的环境。

4 高校信息化、电子化档案安全的保障

（1）增加经费投入，保障数字化档案信息安全。高校档案事业经费投入应该予以增加，用于高校档案信息化设备设施的配备，首先满足对建设数字化档案馆在设备设施建设的条件和要求，第二步，需要紧跟其后进行数字化的信息库的建立，实现计算机管理档案，提高档案信息采集、检索的功能，实现馆藏档案目录数字化，和重要档案的全文数字化，建立声像、照片等特殊档案的多媒体数据库，将档案管理信息系统同档案服务利用管理系统统一起来。同时实现档案归档的数字化，电子档案归档，网上归档和实体归档相统一。

（2）档案的安全需要从管理人员的意识上进行提高，电子档案管理更需要管理人员提高安全意识。因为电子档案的管理比较传统档案的管理需要更多的专业知识和技术支持，电子档案本身是无形的，又具有不稳定性和对存储介质的依赖性，在电子档案的归档以及存储过程中还受到来自网络漏洞的威胁，因此，电子档案的管理人员必须严格执行档案安全管理制度，树立“安全第一”的理念。完善档案利用安全保密利度，处理好档案开放与信息安全的关系等。

（3）维护网络安全，为数字化档案管理建设安全可靠的环境。选用可靠的操作系统，并对操作系统进行安全配置。网络服务功能中，加强用户合法性的认证环节，严格限制登录者的操作权限。

（4）保证电子档案的真实性和有效性，必须保证电子档案和纸质档案的归档同步进行。目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也因目前技术手段难以实现档案的原始性和真实性，解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档。保证电子档案真实有效性有所依据，实现电子档案利用便利和实体档案有效性的互补。

高校档案工作的重要性已经在逐渐被认识，高校档案的安全体系建设也正是档案管理工作中重要的一环，只要高校的领导，档案管理部门和高校各部门秉承着对高校的发展历程，对自己工作负责的态度，高校档案工作就会更上一层楼。完善高校档案安全建设，是在保护学校的宝贵财富，是学校传承历史和文明的重任。

参考文献

[1] 杨冬权。在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话。中国档案，

[2] 冯博程，玉香。从“‘27’ 号令”看新时期高校档案规范化管理。兰台世界，

[3] 蔡学美等。关于档案信息化建设一些问题的认识。中国档案，

[4] 陈环。关于电子文件管理体制的思考。知识经济，

建设档案管理范文【第二篇】

论文摘要档案信息化是以计算机、网络，信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会，我国已步入信息化稳定发展期，随着信息社会和档案事业的发展，档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。笔者从高校档案信息化应用现状、应对措施等方面就如何进一步加强高职院校档案信息化建设进行了分析研究。

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，是传承文明的载体。档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统，它深深植根于人类社会的生产、生活之中，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高越来越深入到社会生产、生活的各个领域，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会，我国已步入信息化稳定发展期，随着信息社会和档案事业的发展，档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。

档案信息化是以计算机、网络，信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

1高职院校档案信息化应用现状

由于多数高职院校是在原来的中专校合并的基础上组建而成的，所以，情况比较复杂，档案管理人员比较混杂，对档案信息化工作了解很少，从而导致各单位对档案信息化的认识程度参差不齐，严重制约了高职院校档案信息化的建设和发展。主要表现在以下几个方面：

对档案工作重要性认识不到位

不少档案人员存在“为保管而保管、重保管轻利用”和“等、靠、要”的思想以及“闭架借阅、你查我调”等传统做法；另外，有部分长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很满意、很熟练，认为自己干了十几、二十几年的档案工作，业务“熟练”、于是就沾沾自喜、不求进取，抱有混日子的思想。虽然部分人员是凭借长期从事档案工作和资格老获得了专技高级职称，可谓多年的媳妇熬成了婆，其实这些人自身素质较差，文化程度较低，根本无法开展档案编研、开发利用工作，就更谈不上懂计算机网络技术、对现代化管理和信息化应用知识的了解几乎为零，不想了解，也不想接触，更没能力掌握，依赖性较强、存在安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念，这些都成为制约高校档案信息化建设的内在因素。

对档案工作投入严重不足

有些单位的领导对档案工作不够重视，认为档案工作很简单，只是保管些材料，负责给利用档案者提供材料即可，所以在经费投入方面，相对其他工作而言，投入的资金非常少，导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本的条件，更谈不上购置现代化档案管理设施设备。

现代化管理手段未得到充分利用

有些单位的档案管理部门虽然已使用了档案管理软件，也只是简单地录入些案卷目录，但仍无能力开展档案研发、利用工作，结果造成投资上的浪费。

档案工作现代化管理手段单一

缺少档案信息化的软件，目前使用的档案管理软件只有科怡软件一家产品，满足不了高校档案管理的需要。即使有的单位添置了科怡档案信息管理软件，逐步在将档案目录录入到计算机中，能够实现简单的目录查询、统计等功能，但由于专业技术跟不上，根本不能运用自如。再者，商家售后培训、技术服务等一系列工作都不能及时到位，致使档案信息化建设、发展受到制约。

档案管理队伍综合素质较低

档案管理人员队伍中，极其缺乏懂计算机网络技术人才，多数单位是将年龄较大的、文化较低的女同志按排在档案部门，这就致使高校档案信息化建设工作缺少智力支持。

2应对措施

鉴于以上档案信息化建设中存在的问题，我们必须正视存在的不利因素，并采取积极改进的态度，将被动变主动，将不利变有利。

档案工作者必须更新观念

档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作，如果从业人员只习惯于传统式的手工管理模式，而不肯更新管理观念的话，即使单位上建起了网络，购买了最新的软件系统，也不会真正将系统应用起来，致使软件成为一种摆设。因此档案人员必须更新观念，提高对档案信息化建设的认识，改进管理模式，自觉学习新的科学技术知识，提高业务素养和技术技能，提高创新素质，从业人员能力的提高要与时展同步。

单位要建立健全激励机制

要彻底改变“大锅饭、吃皇粮”和“干多干少一个样”的管理体制，应建立健全激励机制，每个档案管理人员都要树立创新精神、与时俱进，让那些理念先进、业务精通、技术熟练的档案工作者从事档案管理工作，为档案事业心甘情愿地奉献出他们的聪明才智。

领导要给予档案部门智力方面的支持

在档案信息化建设过程中，基础设施是条件，标准系统是手段，信息资源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人力资源是关键。人才是档案信息化的建设者，更是档案信息化建设的重要组成部分。当前，档案队伍中大多数专业人员，还不具备档案信息化管理素质。因此首先，领导应重视档案信息化人才队伍建设，优化组合档案工作者队伍，应配备档案信息化专门技术研发方面的信息专业人才，负责档案信息化管理系统的设计、建设，给档案信息化建设提供强有力的智力支持，其次，应立足现有人员的培养提高，培养从业人员的现代信息素质、现代信息意识、信息管理能力。造就一支具备现代信息素质，能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。再次，应建立具有约束力的规定，要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。

切实保障对档案现代信息化建设的投入

档案现代信息化建设需要投入必要的资金，网络化档案管理信息系统涉及到服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容，即购买软件，也要购买其它必须的服务设备。所以，高职院校要尽力满足档案信息化建设所需经费，给档案现代化信息化建设提供充足的资金保障。

加大对档案现代信息化建设技术人才的培养

档案现代信息化建设，不仅需要从业人员的努力，更需要上级档案业务部门的栽培，上级档案部门应在过去的单存的档案知识培训的基础上，举办档案现代化信息化知识培训班，并建立强化学习制度，规定各单位落实人员参加学习，为各单位档案现代信息化建设提供技术支持，保障档案现代信息化建设对人才的需求。

总之，档案工作信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用，档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨，同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案业务管理部门的共同努力，只有大家齐心协力，档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。

建设档案管理范文【第三篇】

关键词：档案；管理；研究

中图分类号： 文献标识码：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 国内档案工作发展现状

在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。

国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。

2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题

基本情况

我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。

存在的主要问题

分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。

（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。

（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。

3 档案综合管理模式的建设

为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：

档案工作组织体系建设

建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。

（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。

档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。

（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。

2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。

（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。

2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。

（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。

本院档案工作组织体系示意图如图1所示：

综合档案管理制度体系建设

制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。

2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。

综合档案管理基础设施建设

在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。

4 结论

当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。

参考文献

档案管理体系建设【第四篇】

一、狠抓档案开发体系建设

（一）有效开发档案信息资源。企业档案作为记录企业成长、发展历程的载体，真实地记录了企业文化建设所需的全部资料。企业档案管理工作者顺应时展趋势，立足新的起点，明确企业系统档案工作的科学发展方向，创新档案工作理念，把档案管理制度和要求，深入到企业的每一项工作中。同时，随着信息产业化的快速发展，给企业档案管理工作带来了巨大影响。档案管理工作在企业乃至社会的发展中起着非常重要的作用，进行档案管理相当于将各类知识进行浓缩、融汇，是信息的传承。认识到档案管理的重要性，并对其进行合理的开发与利用，可以达到事半功倍的效果。

（二）继续加大开发利用力度。改革是一场新的革命，它既是一场解放生产力的伟大变革，也是一场解放思想、转变思想观念的革命。随着企业档案升级活动的停止以及市场经济的撞击，档案工作面临着严峻的挑战。因此，我们要加大开发档案信息资源力度是档案事业发展的需要。最大限度地满足各个方面利用档案信息资源的需要，是档案工作的目的。档案部门原来的“你来查，我去找”的工作方式已不能满足社会需要。档案部门必须加大开发档案信息资源的力度，才能把“死档案”变为“活信息”，使其在现代化建设中发挥作用。提升档案服务水平；继续加大制度建设力度。

（三）更新观念创新模式，促进档案事业科学发展。一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。档案工作的主体地位形成之后，就要注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展，为档案工作创造一个良好的氛围。

二、狠抓档案利用体系建设

（二）档案工作人员应创新思路，开拓档案管理的各项功能。档案管理是企业管理中的重要组成，它不是只局限与某一领域的管理活动，也不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情，而是需要企业中所有人员共同参与的情况下才能取得一定成效的事业。现代企业管理是一个有机的整体，企业档案部门只是这个整体中的一“块”而已，所以，如果想完整地体现企业档案部门的管理职能，还必须取得企业中其他的“块”即各相关职能部门的支持、配合与协调才行。这就有必要在企业各职能部门制订、实施其岗位职责时，有意识地把他们在档案管理方面应尽的义务职责明确地予以规定并体现出来，从而实现整个企业内在档案管理工作方面的高度协调与配合。因此，我们就要积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

（三）加强对馆藏档案日常管理。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。因此，我们要确保档案信息安全、实体安全，杜绝发生档案安全事故。档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障、机制保障和制度保障，档案馆建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置。在档案管理中必须十分强调有章可循、有法可依，规范工作程序和工作行为，要建立起科学、严密的量化管理制度，实行差错告诫和责任追究制度，使工作人员做到事事、时时心中有“数”这样才能确保工作质量，提高工作效率。

建设档案管理范文【第五篇】

关键词：建设项目；档案管理

工程项目的建设是地方、国家的发展需要，是大事、要事和百年大计之事。随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。基础设施建设和技术改造项目在全国各地如火如荼地进行，众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目档案是建设项目的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目档案管理工作。

一、建设项目档案

建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料，包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。

项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。

二、如何加强建设项目档案管理

建设项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，它记录了项目建设中间的每一个环节，这种客观真实的记录对单位的建设与发展，安全与生产科研，对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平，都有十分重要的意义和作用。因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符，保证建设项目档案的齐全、完整、系统，是科学管理建设项目档案的基础。

1、充分认识建设项目档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可见，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。项目管理团队要高度重视项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，因此从项目立项开始，就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作。

2、制定符合实际情况的档案管理规章制度

首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”，即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

3、对项目管理人员进行档案知识业务培训

一个单位建设项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案管理规章制度健全与否，主管档案领导的思想观念，档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。项目档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行档案知识的业务培训，让项目管理团队从思想上重视档案管理，掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，不要等到工程项目需要进行档案验收时，才知道项目档案还有整理的标准和安全保管要求，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建设单位应及时跟踪项目建设进度，及早介入项目档案工作，进行业务指导，保证档案在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础。

4、掌握建设项目档案收集的方法

建设项目档案收集是否完整齐全， 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料门类繁多，如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时， 要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。据以往经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等是收集的难点；竣工图章的签署也不容忽视，实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来，有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节， 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。

5、定期开展资料整理检查与监督

由于资料琐碎，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

6、严格把握竣工验收的质量

根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查，审阅工程档案是检查的法定内容，工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

三、对做好项目档案管理的思考

一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目档案。在现实中存在的一些问题，一直困扰着项目档案管理工作者，例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理，有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理。因此档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制， 要主动参与项目建设的全过程，健全建设项目档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

加强建设项目档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传建设项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在领导支持的同时，取得各方人员的理解和帮助，确保建设档案的完整、准确。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好建设项目档案，提高专业工作水平，为单位的科研、生产、管理服务。

参考文献：

[1]白思俊。 现代项目管理（上、中、下）. 机械工业出版设，2002.

[2]GB/TS0328-2001建设工程文件归档整理规范[S].