档案室管理制度【最新5篇】

档案室管理制度旨在规范档案的收集、整理、保存和利用，提高档案管理效率与安全性，是否符合实际需求？以下是网友为大家整理分享的“档案室管理制度”相关范文，供您参考学习！

《档案室管理制度》 篇1

第一章 总则

第一条为规范公司档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及各分支机构的所有档案管理活动。

第三条公司档案管理实行“统一领导、分级负责”的原则。档案室是公司档案管理的职能部门，负责公司档案工作的规划、指导、监督和检查。各部门负责本部门形成档案的收集、整理和归档工作。

第四条公司全体员工均有保护档案、遵守档案管理制度的义务。

第二章 档案的范围与分类

第五条档案范围包括：

1. 公司在经营管理、生产技术、科研开发、基本建设、人事劳资、财务审计、党群工作等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料。

2. 公司获得的各种荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物档案。

3. 公司领导、重要人物的照片、录音、录像等声像档案。

4. 公司收藏的具有保存价值的图书、资料等。

第六条档案分类：

1.按年度分类：以文件形成年度为依据进行分类。

2.按保管期限分类：分为永久、长期、短期三种。

3.按问题分类：以文件所反映的主要问题为依据进行分类。

4.按组织机构分类：以文件形成部门为依据进行分类。

5.按载体形式分类：分为纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等。

第三章 档案的收集与整理

第七条各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。

第八条归档的文件材料应符合以下要求：

1. 内容真实、准确、完整。

2. 手续完备，签字盖章齐全。

3. 字迹清晰，图表规范。

4. 载体完好，无破损、霉变、虫蛀等现象。

第九条文件材料的整理应遵循以下原则：

1. 保持文件之间的有机联系。

2. 区分不同保管期限。

3. 便于保管和利用。

第十条归档的文件材料应按照规定的分类方案和排列方法进行系统整理，编制《归档文件目录》。

第四章 档案的保管与保护

第十一条档案室应具备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温等安全设施。

第十二条档案室应保持清洁、整齐，定期进行通风、除尘、消毒等工作。

第十三条档案工作人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第十四条严禁在档案室内吸烟、用火、存放易燃易爆物品。

第十五条非档案工作人员未经许可不得进入档案室。

第十六条对重要档案应进行异地备份，防止因自然灾害或意外事故造成的损失。

第五章 档案的借阅与利用

第十七条公司员工因工作需要可借阅本公司档案。

第十八条借阅档案必须办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》。

第十九条借阅档案应爱护档案，按期归还，不得转借他人。

第二十条复制档案须经档案室负责人批准。

第二十一条外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信，经公司领导批准后方可借阅。

第六章 档案的鉴定与销毁

第二十二条档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。

第二十三条档案的销毁必须经公司档案鉴定小组鉴定，编制《档案销毁清册》，报公司领导批准后方可销毁。

第二十四条档案销毁应指定专人负责，并在指定地点进行，确保档案不外泄。

第七章 档案的统计与移交

第二十五条档案室应建立档案统计台账，定期对档案的数量、利用情况等进行统计分析。

第二十六条档案的移交应按照国家有关规定执行。

第八章 档案工作人员的职责与权限

第二十七条档案工作人员应具备以下条件：

1. 具有良好的政治素质和职业道德。

2. 具有一定的档案专业知识和技能。

3. 具有较强的责任心和保密意识。

第二十八条档案工作人员的职责：

1. 负责公司档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。

2. 负责公司档案工作的规划、指导、监督和检查。

3. 负责公司档案信息化建设。

4. 负责公司档案工作人员的培训和管理。

第二十九条档案工作人员的权限：

1. 有权对公司各部门的档案工作进行指导和监督。

2. 有权对违反档案管理制度的行为进行制止和纠正。

3. 有权对公司档案工作提出改进意见和建议。

第九章 附则

第三十条本制度由公司档案室负责解释。

第三十一条本制度自发布之日起施行。

《档案室管理制度》 篇2

第一章 总则

第一条 为加强本单位档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于本单位所有部门及工作人员。

第三条 本单位档案工作实行统一领导、分级管理的原则。档案室负责对本单位档案工作进行监督、指导。

第四条 档案工作人员必须忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备相应的专业知识和技能。

第二章 档案的收集与归档

第五条 本单位各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种载体形式的材料，均属归档范围。

第六条 归档材料必须完整、准确、系统，反映本单位各项工作活动的真实面貌。

第七条 各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。

第八条 归档时间：一般文件材料应于次年上半年归档；特殊文件材料可根据需要随时归档。

第九条 归档要求：

1. 归档的文件材料必须经过认真整理，按照规定的分类方案和排列方法进行立卷。

2. 案卷标题应简明、准确地反映卷内文件材料的内容。

3. 卷内文件材料应按时间顺序或重要程度排列。

4. 案卷厚度一般不超过2厘米。

5. 归档的文件材料应填写《归档文件目录》一式两份，一份交档案室，一份由归档部门留存。

第三章 档案的保管与保护

第十条 档案室应具备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温等安全设施，确保档案的安全。

第十一条 档案室应保持清洁、整齐，定期进行通风、除尘、消毒等工作。

第十二条 档案工作人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第十三条 严禁在档案室内吸烟、用火、存放易燃易爆物品。

第十四条 非档案工作人员未经许可不得进入档案室。

第十五条 档案的借阅和利用必须遵守有关规定，严禁涂改、污损、抽取、拆散、遗失档案。

第四章 档案的借阅与利用

第十六条 本单位工作人员因工作需要可借阅本单位档案。

第十七条 借阅档案必须办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》。

第十八条 借阅档案应爱护档案，按期归还，不得转借他人。

第十九条 复制档案须经档案室负责人批准。

第二十条 外单位人员借阅本单位档案，须持单位介绍信，经本单位领导批准后方可借阅。

第五章 档案的鉴定与销毁

第二十一条 档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。

第二十二条 档案的销毁必须经本单位档案鉴定小组鉴定，编制《档案销毁清册》，报单位领导批准后方可销毁。

第二十三条 档案销毁应指定专人负责，并在指定地点进行，确保档案不外泄。

第六章 档案的现代化管理

第二十四条 本单位应积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。

第二十五条 档案室应配备计算机、扫描仪、光盘刻录机等现代化设备，建立电子档案管理系统。

第二十六条 档案工作人员应学习和掌握现代化档案管理技术，提高档案管理水平。

第七章 附则

第二十七条 本制度由本单位档案室负责解释。

第二十八条 本制度自发布之日起施行。

《档案室管理制度》（学校版） 篇3

第一章 总则

第一条为规范学校档案管理工作，确保学校档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职员工。

第三条学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则。档案馆（室）负责全校档案工作的规划、协调、指导、监督和检查。各部门、各单位负责本部门、本单位形成档案的收集、整理、归档和保管工作。

第四条学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分，全体教职员工都有保护档案、遵守档案管理制度的义务。

第二章 档案的范围与分类

第五条学校档案的范围包括：

1.党群工作类：学校党委、纪委、工会、团委等在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。

2.行政管理类：学校在行政管理工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。

3.教学管理类：学校在教学管理工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等，包括教学计划、教学大纲、教材、教案、学生成绩册、毕业论文等。

4.科研管理类：学校在科研管理工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等，包括科研项目申报书、科研成果鉴定书、学术论文等。

5.学生工作类：学校在学生管理工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等，包括学生名册、学生奖惩材料、毕业生登记表等。

6.外事工作类：学校在对外交流与合作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。

7.财务会计类：学校在财务会计工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表等，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等。

8.基建设备类：学校在基本建设和设备管理工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。

9.出版物类：学校出版的各种刊物、教材、专著等。

10.实物档案类：学校获得的各种奖牌、奖杯、锦旗、礼品等。

11.声像档案类：学校在各项活动中形成的照片、录音、录像等。

12.电子档案类：学校在各项活动中形成的电子文件、数据库等。

第六条学校档案的分类：

1.按年度分类：以文件形成年度为依据进行分类。

2.按保管期限分类：分为永久、长期、短期三种。

3.按组织机构分类：以文件形成部门、单位为依据进行分类。

4.按问题分类：以文件所反映的主要问题为依据进行分类。

5.按载体形式分类：分为纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等。

第三章 档案的收集、整理与归档

第七条各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位文件材料的收集、整理和归档工作。

第八条归档的文件材料应符合以下要求：

1. 内容真实、准确、完整。

2. 手续完备，签字盖章齐全。

3. 字迹清晰，图表规范。

4. 载体完好，无破损、霉变、虫蛀等现象。

5. 电子文件应符合国家有关电子文件归档与管理规范的要求。

第九条文件材料的整理应遵循以下原则：

1. 保持文件之间的有机联系。

2. 区分不同保管期限。

3. 便于保管和利用。

第十条归档的文件材料应按照规定的分类方案和排列方法进行系统整理，编制《归档文件目录》和《案卷目录》。

第十一条归档时间：

1. 一般文件材料应于次年6月底前归档。

2. 教学档案、科研档案、基建档案等应在项目完成后及时归档。

3. 学生档案应在学生毕业后及时归档。

4. 财务会计档案应按照国家有关规定执行。

第四章 档案的保管与保护

第十二条档案馆（室）应具备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温等安全设施。

第十三条档案馆（室）应保持清洁、整齐，定期进行通风、除尘、消毒等工作。

第十四条档案工作人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第十五条严禁在档案馆（室）内吸烟、用火、存放易燃易爆物品。

第十六条非档案工作人员未经许可不得进入档案馆（室）。

第十七条对重要档案应进行异地备份，防止因自然灾害或意外事故造成的损失。

第五章 档案的借阅与利用

第十八条学校教职员工因工作需要可借阅本校档案。

第十九条借阅档案必须办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》。

第二十条借阅档案应爱护档案，按期归还，不得转借他人。

第二十一条复制档案须经档案馆（室）负责人批准。

第二十二条外单位人员借阅本校档案，须持单位介绍信，经学校领导批准后方可借阅。

第二十三条档案馆（室）应积极开展档案信息服务，为学校教学、科研、管理等各项工作提供服务。

第六章 档案的鉴定与销毁

第二十四条档案馆（室）应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。

第二十五条档案的销毁必须经学校档案鉴定小组鉴定，编制《档案销毁清册》，报学校领导批准后方可销毁。

第二十六条档案销毁应指定专人负责，并在指定地点进行，确保档案不外泄。

第七章 档案的统计与移交

第二十七条档案馆（室）应建立档案统计台账，定期对档案的数量、利用情况等进行统计分析。

第二十八条档案的移交应按照国家有关规定执行。

第八章 档案工作人员的职责与权限

第二十九条档案工作人员应具备以下条件：

1. 具有良好的政治素质和职业道德。

2. 具有一定的档案专业知识和技能。

3. 具有较强的责任心和保密意识。

第三十条档案工作人员的职责：

1. 负责学校档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。

2. 负责学校档案工作的规划、协调、指导、监督和检查。

3. 负责学校档案信息化建设。

4. 负责学校档案工作人员的培训和管理。

第三十一条档案工作人员的权限：

1. 有权对学校各部门、各单位的档案工作进行指导和监督。

2. 有权对违反档案管理制度的行为进行制止和纠正。

3. 有权对学校档案工作提出改进意见和建议。

第九章 附则

第三十二条本制度由学校档案馆（室）负责解释。

第三十三条本制度自发布之日起施行。

《档案室管理制度》 篇4

一、总则

1.目的：为规范本机构档案管理工作，保障档案的完整性、准确性、安全性及有效利用，依据国家相关法律法规，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本机构所有部门及全体员工。

3.管理原则：档案工作实行集中统一管理，由档案室具体负责，各部门积极配合。

4.职责划分：

档案室：负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，并对各部门档案工作进行指导和监督。

各部门：负责本部门形成文件的收集、初步整理、按时归档，并配合档案室做好相关工作。

二、文件材料的形成与归档

1.文件材料的形成：

各部门在日常工作中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料（包括纸质、电子、声像等），均应纳入归档范围。

文件材料应保证其真实性、准确性和完整性。

重要文件应有领导签字或盖章。

2.归档要求：

归档的文件材料必须齐全完整，手续完备。

文件材料应按照规定的分类方案和排列方法进行整理。

纸质文件应字迹清晰，图样完整，声像文件应声音清晰、图像清楚。

电子文件应保证其可读性、真实性和安全性，并与其元数据一同归档。

3.归档时间：

一般文件材料应于次年6月底前归档。

项目文件、科研文件、基建文件等应在项目完成后及时归档。

特殊情况需延迟归档的，应报档案室批准。

三、档案的保管与保护

1.库房管理：

档案库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠等“八防”措施。

库房内应保持清洁、整齐，定期进行通风、除尘、消毒。

严禁在库房内吸烟、用火、存放易燃易爆物品。

非档案工作人员未经许可不得进入库房。

2.档案保护：

定期检查档案的保存状况，发现问题及时采取补救措施。

对破损、霉变、虫蛀的档案应及时进行修复、复制或数字化处理。

对重要档案应进行异地备份。

3.温湿度控制：

档案库房应配备温湿度记录仪，并定期检查。

库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-65%之间。

四、档案的利用与借阅

1.利用原则：

档案利用应遵循合法、安全、高效的原则。

档案利用应以服务本机构各项工作为主要目的。

2.借阅手续：

本机构人员借阅档案，应填写《档案借阅登记单》，经部门负责人签字后，到档案室办理借阅手续。

外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经本机构领导批准后，方可借阅。

借阅档案应按期归还，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、污损、拆卷。

3.利用方式：

档案利用可以采取阅览、复制、摘录等方式。

提供电子档案利用时，应采取必要的安全措施，防止信息泄露。

五、档案的鉴定与销毁

1.档案鉴定：

档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。

鉴定工作应由档案室、相关业务部门和熟悉档案内容的专业人员组成鉴定小组进行。

鉴定结果应形成书面报告，报机构领导审批。

2.档案销毁：

经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报机构领导批准后方可销毁。

档案销毁应由专人负责，在指定地点进行，并有监销人在场。

销毁过程应确保档案内容不外泄。

六、档案信息化建设

1.总体目标：建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。

2.主要任务：

逐步实现档案的数字化，建立电子档案数据库。

建立档案管理系统，实现档案的在线检索、利用和管理。

加强档案信息安全管理，确保档案信息安全。

七、附则

1. 本制度由档案室负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

《档案室管理制度》（医院版） 篇5

第一章 总则

第一条为加强医院档案管理，保障档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构管理条例》、《病历书写基本规范》等有关规定，结合医院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于医院各科室、部门及全体医务人员。

第三条医院档案工作实行统一领导、分级管理的原则。档案室负责全院档案工作的规划、协调、指导、监督和检查。各科室、部门负责本科室、部门形成档案的收集、整理、归档和保管工作。

第四条医院档案工作是医院各项工作的重要组成部分，全体医务人员都有保护档案、遵守档案管理制度的义务。

第二章 档案的范围与分类

第五条医院档案的范围包括：

1.医疗档案：

门诊病历、住院病历、急诊病历、会诊记录、转诊记录、出院记录等。

各种检查报告单、检验报告单、病理报告单、影像学资料等。

手术记录、麻醉记录、护理记录、输血记录等。

医嘱单、处方笺等。

知情同意书、授权委托书等。

2.行政管理档案：医院在行政管理工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。

3.党群工作档案：医院党委、纪委、工会、团委等在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。

4.人事档案：医院职工的人事档案。

5.财务会计档案：医院在财务会计工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表等。

6.科研教学档案：医院在科研教学工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。

7.基建设备档案：医院在基本建设和设备管理工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。

8.声像档案：医院在各项活动中形成的照片、录音、录像等。

9.电子档案：医院在各项活动中形成的电子文件、数据库等。

10.实物档案：医院获得的各种奖牌、奖杯、锦旗、礼品等。

第六条医院档案的分类：

1.按年度分类：以文件形成年度为依据进行分类。

2.按保管期限分类：分为永久、长期、短期三种。

3.按组织机构分类：以文件形成科室、部门为依据进行分类。

4.按问题分类：以文件所反映的主要问题为依据进行分类。

医疗档案可按病种、病历号等进行分类。

5.按载体形式分类：分为纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等。

第三章 档案的收集、整理与归档

第七条各科室、部门应指定专人负责本科室、部门文件材料的收集、整理和归档工作。

第八条归档的文件材料应符合以下要求：

1. 内容真实、准确、完整。

2. 手续完备，签字盖章齐全。

3. 字迹清晰，图表规范。

4. 载体完好，无破损、霉变、虫蛀等现象。

5. 电子文件应符合国家有关电子文件归档与管理规范的要求。

6. 医疗档案应符合《病历书写基本规范》的要求。

第九条文件材料的整理应遵循以下原则：

1. 保持文件之间的有机联系。

2. 区分不同保管期限。

3. 便于保管和利用。

第十条归档的文件材料应按照规定的分类方案和排列方法进行系统整理，编制《归档文件目录》和《案卷目录》。

第十一条归档时间：

1. 医疗档案应在患者出院后及时归档。

2. 行政管理档案、党群工作档案、人事档案、财务会计档案、科研教学档案、基建设备档案等应按照国家有关规定执行。

3. 声像档案、电子档案、实物档案应在形成后及时归档。

第四章 档案的保管与保护

第十二条档案室应具备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温等安全设施。

第十三条档案室应保持清洁、整齐，定期进行通风、除尘、消毒等工作。

第十四条档案工作人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第十五条严禁在档案室内吸烟、用火、存放易燃易爆物品。

第十六条非档案工作人员未经许可不得进入档案室。

第十七条对重要档案应进行异地备份，防止因自然灾害或意外事故造成的损失。

第十八条对病历档案应采取特殊保护措施，防止信息泄露。

第五章 档案的借阅与利用

第十九条医院医务人员因工作需要可借阅本院档案。

第二十条借阅档案必须办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》。

第二十一条借阅档案应爱护档案，按期归还，不得转借他人。

第二十二条复制档案须经档案室负责人批准。

第二十三条患者或其代理人有权复印或复制其病历资料，但应按照医院有关规定办理手续。

第二十四条外单位人员借阅本院档案，须持单位介绍信，经医院领导批准后方可借阅。

第二十五条档案室应积极开展档案信息服务，为医院医疗、科研、教学、管理等各项工作提供服务。

第六章 档案的鉴定与销毁

第二十六条档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。

第二十七条档案的销毁必须经医院档案鉴定小组鉴定，编制《档案销毁清册》，报医院领导批准后方可销毁。

第二十八条档案销毁应指定专人负责，并在指定地点进行，确保档案不外泄。

医疗档案的销毁应按照国家有关规定执行。

第七章 档案的统计与移交

第二十九条档案室应建立档案统计台账，定期对档案的数量、利用情况等进行统计分析。

第三十条档案的移交应按照国家有关规定执行。

第八章 档案工作人员的职责与权限

第三十一条档案工作人员应具备以下条件：

1. 具有良好的政治素质和职业道德。

2. 具有一定的档案专业知识和技能。

3. 具有较强的责任心和保密意识。

第三十二条档案工作人员的职责：

1. 负责医院档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。

2. 负责医院档案工作的规划、协调、指导、监督和检查。

3. 负责医院档案信息化建设。

4. 负责医院档案工作人员的培训和管理。

第三十三条档案工作人员的权限：

1. 有权对医院各科室、部门的档案工作进行指导和监督。

2. 有权对违反档案管理制度的行为进行制止和纠正。

3. 有权对医院档案工作提出改进意见和建议。

第九章 附则

第三十四条本制度由医院档案室负责解释。

第三十五条本制度自发布之日起施行。