企业档案管理制度（优推3篇）

企业档案管理制度旨在规范档案的收集、整理、保存和利用，确保信息安全与高效流转，促进决策支持与业务发展吗？以下是网友为大家整理分享的“企业档案管理制度”相关范文，供您参考学习！

《企业档案管理制度》（侧重电子档案管理） 篇1

第一章 总则

第一条 为加强和规范企业电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，充分发挥电子档案的作用，根据国家有关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于企业所有部门和全体员工，适用于企业在各项活动中形成的具有保存价值的各种电子文件。

第三条 本制度所称电子档案是指企业在各项活动中形成的，以数字形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的，具有参考和保存价值的文件。包括但不限于：

(一) 以文字处理软件、电子表格软件、数据库软件等生成的电子文档；

(二) 以扫描、摄影等方式数字化形成的图像文件；

(三) 以音频、视频等方式记录的多媒体文件；

(四) 通过电子邮件、即时通讯等方式传输的电子信息；

(五) 企业管理信息系统、办公自动化系统等产生的电子数据。

第四条 电子档案管理工作的基本原则：

(一) 统一管理原则：企业电子档案由档案管理部门统一管理，各部门和个人不得擅自保存、销毁或转让。

(二) 分级负责原则：档案管理部门负责制定电子档案管理制度，指导、监督各部门的电子档案管理工作；各部门负责本部门电子档案的收集、整理和归档工作。

(三) 安全保密原则：加强电子档案安全保密工作，防止电子档案丢失、篡改和泄密。

(四) 有效利用原则：积极开发电子档案信息资源，为企业决策、管理和发展提供服务。

第二章 电子档案管理机构与职责

第五条 企业设立档案管理部门，负责全企业电子档案管理工作。

第六条 档案管理部门的职责：

(一) 贯彻执行国家有关电子档案工作的法律、法规和政策。

(二) 制定和完善企业电子档案管理制度。

(三) 指导、监督各部门的电子档案管理工作。

(四) 负责企业电子档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁工作。

(五) 建立健全电子档案目录和检索系统。

(六) 开展电子档案宣传和培训工作。

(七) 对企业电子档案工作进行检查和评估。

第七条 各部门指定电子档案管理人员，负责本部门的电子档案管理工作。

第八条 各部门电子档案管理人员的职责：

(一) 负责本部门电子档案的收集、整理和归档工作。

(二) 协助档案管理部门开展电子档案管理工作。

(三) 参加电子档案管理培训。

第三章 电子档案的形成与收集

第九条 电子档案的形成：

(一) 各部门在开展业务活动中，应注重电子文件的形成和积累。

(二) 鼓励使用电子文件处理系统，提高电子文件的形成效率。

(三) 电子文件应符合国家和行业标准，确保其规范性和互操作性。

第十条 电子档案的收集：

(一) 各部门应指定专人负责电子档案的收集工作，及时收集本部门形成的各种电子文件。

(二) 收集电子档案时应注意保持电子档案的完整性和真实性，不得随意涂改、伪造或销毁。

(三) 收集的电子档案应及时进行整理和归档。

第十一条 电子文件归档要求：

(一) 电子文件归档时应同时归档相关的元数据，如文件创建者、创建时间、修改者、修改时间等。

(二) 归档的电子文件应经过病毒检测，确保其安全性。

(三) 归档的电子文件应采用通用的文件格式，如PDF、TXT、JPEG等，以便于长期保存和利用。

第四章 电子档案的整理与归档

第十二条 电子档案整理：

(一) 电子档案整理应遵循“保持电子档案历史原貌”的原则，不得随意篡改或伪造。

(二) 电子档案整理应按照统一的标准和规范进行，确保电子档案的规范化和标准化。

(三) 电子档案整理的主要内容包括：

1. 文件鉴定：对收集的电子文件进行鉴定，确定文件的价值和保管期限。

2. 文件分类：按照电子档案分类方案对电子文件进行分类。

3. 文件命名：按照统一的命名规则对电子文件进行命名。

4. 文件编目：为每份电子文件编制目录，记录文件的基本信息。

5. 文件转换：将电子文件转换为长期保存格式，如PDF/A。

第十三条 电子档案归档：

(一) 电子档案归档应按照规定的程序进行，确保电子档案的安全和完整。

(二) 电子档案归档应选择合适的存储介质，如光盘、磁带、硬盘等。

(三) 电子档案归档应进行备份，以防止数据丢失。

(四) 电子档案归档后应进行检验，确保归档的电子档案完整、准确。

第五章 电子档案的保管

第十四条 电子档案保管：

(一) 电子档案应存放在专门的档案服务器或存储设备中，并采取必要的安全措施，防止电子档案丢失、篡改和泄密。

(二) 档案服务器或存储设备应设置访问权限，限制非授权人员的访问。

(三) 档案服务器或存储设备应定期进行维护和更新，确保其正常运行。

(四) 电子档案应定期进行备份，备份数据应存放在不同的地点，以防止灾难性事件导致数据丢失。

第十五条 电子档案保管期限：

(一) 电子档案的保管期限应与纸质档案的保管期限保持一致。

(二) 永久保存的电子档案应定期进行迁移，以适应存储介质和技术的发展。

第十六条 电子档案的安全管理：

(一) 加强电子档案的安全防范，建立完善的安全管理制度。

(二) 定期进行安全检查，及时发现和处理安全隐患。

(三) 加强对电子档案管理人员的安全教育，提高其安全意识。

第六章 电子档案的利用

第十七条 电子档案利用：

(一) 企业员工因工作需要查阅电子档案，应填写《电子档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。

(二) 查阅电子档案时应遵守档案管理规定，不得随意涂改、损坏或复制电子档案。

(三) 查阅完毕后应及时归还电子档案，并办理归还手续。

第十八条 档案管理部门应积极开发电子档案信息资源，为企业决策、管理和发展提供服务。

第十九条 电子档案利用方式：

(一) 提供电子档案查阅服务。

(二) 提供电子档案复制服务。

(三) 提供电子档案咨询服务。

(四) 编纂电子档案信息资料。

第七章 电子档案的鉴定与销毁

第二十条 电子档案鉴定：

(一) 档案管理部门应定期对电子档案进行鉴定，确定电子档案的价值和保管期限。

(二) 电子档案鉴定应由专业人员进行，并形成鉴定意见。

第二十一条 电子档案销毁：

(一) 对保管期满且无保存价值的电子档案，可以进行销毁。

(二) 电子档案销毁应由档案管理部门提出申请，经企业领导批准后方可进行。

(三) 电子档案销毁应按照规定的程序进行，并做好记录。

(四) 电子档案销毁应采用安全可靠的方法，确保数据无法恢复。

第八章 档案的保密

第二十二条 档案保密：

（一）企业档案涉及企业秘密，必须严格保密。

（二）档案管理人员应自觉遵守保密制度，不得泄露档案内容。

（三）查阅档案的人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给他人。

（四）对违反保密规定的行为，应追究责任。

第九章 附则

第二十三条 本制度由企业档案管理部门负责解释。

第二十四条 本制度自发布之日起施行。

《企业档案管理制度》（侧重合同档案管理） 篇2

第一章 总则

第一条 为加强企业合同档案管理，规范合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理等环节的档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护企业合法权益，根据相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于企业所有部门和全体员工，适用于企业对外签订的各种形式的合同。

第三条 本制度所称合同档案是指企业在合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理等过程中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括但不限于：

（一）合同文本及附件；

（二）合同签订前的调查研究、可行性论证等文件；

（三）合同谈判记录、会议纪要等文件；

（四）合同履行过程中的往来函件、凭证、记录等文件；

（五）合同变更、解除协议及相关文件；

（六）合同纠纷处理过程中的仲裁申请书、起诉书、答辩状、判决书、调解书等文件；

（七）其他与合同相关的具有保存价值的文件。

第四条 合同档案管理工作的基本原则：

（一）集中统一管理原则：企业合同档案由档案管理部门统一管理，各部门和个人不得擅自保存、销毁或转让。

（二）分级负责原则：档案管理部门负责制定合同档案管理制度，指导、监督各部门的合同档案管理工作；各部门负责本部门合同档案的收集、整理和归档工作。

（三）安全保密原则：加强合同档案安全保密工作，防止合同档案丢失、损毁和泄密。

（四）有效利用原则：积极开发合同档案信息资源，为企业决策、管理和发展提供服务。

第二章 合同档案管理机构与职责

第五条 企业设立档案管理部门，负责全企业合同档案管理工作。

第六条 档案管理部门的职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和政策，以及企业合同管理制度。

（二）制定和完善企业合同档案管理制度。

（三）指导、监督各部门的合同档案管理工作。

（四）负责企业合同档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁工作。

（五）建立健全合同档案目录和检索系统。

（六）开展合同档案宣传和培训工作。

（七）对企业合同档案工作进行检查和评估。

第七条 各部门指定合同档案管理人员，负责本部门的合同档案管理工作。

第八条 各部门合同档案管理人员的职责：

（一）负责本部门合同档案的收集、整理和归档工作。

（二）协助档案管理部门开展合同档案管理工作。

（三）参加合同档案管理培训。

第三章 合同档案的形成与收集

第九条 合同档案的形成：

（一）各部门在合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理等过程中，应注重合同档案的形成和积累。

（二）合同文本应规范、完整，附件应齐全、有效。

（三）合同履行过程中的往来函件、凭证、记录等文件应及时收集、整理。

（四）合同变更、解除协议及相关文件应妥善保管。

（五）合同纠纷处理过程中的仲裁申请书、起诉书、答辩状、判决书、调解书等文件应及时归档。

第十条 合同档案的收集：

（一）各部门应指定专人负责合同档案的收集工作，及时收集本部门形成的各种合同文件材料。

（二）收集合同档案时应注意保持合同档案的完整性和真实性，不得随意涂改、伪造或销毁。

（三）收集的合同档案应及时进行整理和归档。

第十一条 合同文件归档要求：

(一) 合同签订完毕后，应及时将合同文本及附件归档。

(二) 合同履行过程中形成的往来函件、凭证、记录等文件应定期归档。

(三) 合同变更、解除协议及相关文件应在签订后及时归档。

(四) 合同纠纷处理完毕后，应将仲裁申请书、起诉书、答辩状、判决书、调解书等文件归档。

第四章 合同档案的整理与归档

第十二条 合同档案整理：

（一）合同档案整理应遵循“保持合同档案历史原貌”的原则，不得随意篡改或伪造。

（二）合同档案整理应按照统一的标准和规范进行，确保合同档案的规范化和标准化。

（三）合同档案整理的主要内容包括：

1. 文件鉴定：对收集的合同文件进行鉴定，确定文件的价值和保管期限。

2. 文件分类：按照合同档案分类方案对合同文件进行分类。

3. 文件排序：按照一定规则对合同文件进行排序。

4. 文件编目：为每份合同文件编制目录，记录文件的基本信息。

5. 文件装订：将合同文件装订成册，便于保管和利用。

第十三条 合同档案归档：

（一）合同档案归档应按照规定的程序进行，确保合同档案的安全和完整。

（二）合同档案归档应选择合适的归档方式，如纸质归档、电子归档等。

（三）合同档案归档后应进行检验，确保归档的合同档案完整、准确。

第五章 合同档案的保管

第十四条 合同档案保管：

（一）合同档案应存放在专门的档案室或档案柜中，并采取必要的安全措施，防止合同档案丢失、损毁和泄密。

（二）档案室应保持通风、干燥、防潮、防虫、防鼠、防火等条件，确保合同档案的安全。

（三）合同档案应定期进行检查和维护，及时发现和处理问题。

第十五条 合同档案保管期限：

（一）合同档案的保管期限应根据合同的性质、内容和重要程度确定。

（二）重要合同档案应永久保存。

（三）一般合同档案应长期保存。

（四）保管期限届满的合同档案，应进行鉴定，确定是否需要继续保存。

第六章 合同档案的利用

第十六条 合同档案利用：

（一）企业员工因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。

（二）查阅合同档案时应遵守档案管理规定，不得随意涂改、损坏或复制合同档案。

（三）查阅完毕后应及时归还合同档案，并办理归还手续。

第十七条 档案管理部门应积极开发合同档案信息资源，为企业决策、管理和发展提供服务。

第十八条 合同档案利用方式：

（一）提供合同档案查阅服务。

（二）提供合同档案复制服务。

（三）提供合同档案咨询服务。

（四）编纂合同档案信息资料。

第七章 合同档案的鉴定与销毁

第十九条 合同档案鉴定：

（一）档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确定合同档案的价值和保管期限。

（二）合同档案鉴定应由专业人员进行，并形成鉴定意见。

第二十条 合同档案销毁：

（一）对保管期满且无保存价值的合同档案，可以进行销毁。

（二）合同档案销毁应由档案管理部门提出申请，经企业领导批准后方可进行。

（三）合同档案销毁应按照规定的程序进行，并做好记录。

第八章 档案的保密

第二十一条 档案保密：

（一）企业档案涉及企业秘密，必须严格保密。

（二）档案管理人员应自觉遵守保密制度，不得泄露档案内容。

（三）查阅档案的人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给他人。

（四）对违反保密规定的行为，应追究责任。

第九章 附则

第二十二条 本制度由企业档案管理部门负责解释。

第二十三条 本制度自发布之日起施行。

《企业档案管理制度》 篇3

第一章 总则

第一条 为规范企业档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，服务于企业各项工作，根据相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于企业所有部门和全体员工，适用于企业在各项活动中形成的各种形式的档案材料。

第三条 档案管理工作的基本原则：

（一）集中统一管理原则：企业档案由档案管理部门统一管理，各部门和个人不得擅自保存、销毁或转让。

（二）分级负责原则：档案管理部门负责制定档案管理制度，指导、监督各部门的档案管理工作；各部门负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

（三）安全保密原则：加强档案安全保密工作，防止档案丢失、损毁和泄密。

（四）有效利用原则：积极开发档案信息资源，为企业决策、管理和发展提供服务。

第二章 档案管理机构与职责

第四条 企业设立档案管理部门，负责全企业的档案管理工作。

第五条 档案管理部门的职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和政策。

（二）制定和完善企业档案管理制度。

（三）指导、监督各部门的档案管理工作。

（四）负责企业档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁工作。

（五）建立健全档案目录和检索系统。

（六）开展档案宣传和培训工作。

（七）对企业档案工作进行检查和评估。

第六条 各部门指定档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。

第七条 各部门档案管理人员的职责：

（一）负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

（二）协助档案管理部门开展档案管理工作。

（三）参加档案管理培训。

第三章 档案的范围与分类

第八条 本制度所称档案是指企业在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种形式的原始记录。

第九条 档案的范围主要包括：

（一）综合管理类：包括企业组织机构、规章制度、会议记录、大事记、统计报表、工作总结等。

（二）经营管理类：包括市场调研报告、投资可行性研究报告、合同协议、项目管理文件、财务会计凭证、审计报告等。

（三）科技管理类：包括产品研发设计文件、技术标准、工艺规程、试验报告、专利申请文件、科技成果鉴定报告等。

（四）人力资源管理类：包括员工招聘录用文件、劳动合同、工资福利文件、培训记录、职称评定材料、离职证明等。

（五）设备管理类：包括设备购置文件、安装调试记录、维护保养记录、报废处理文件等。

（六）其他类：包括照片、录音、录像、光盘等各种形式的档案材料。

第十条 档案分类：

（一）按内容分为：综合管理类、经营管理类、科技管理类、人力资源管理类、设备管理类、其他类。

（二）按载体分为：纸质档案、声像档案、电子档案。

（三）按保管期限分为：永久、长期、短期。

第四章 档案的收集与整理

第十一条 档案收集：

（一）各部门应指定专人负责档案的收集工作，及时收集本部门形成的各种档案材料。

（二）收集档案时应注意保持档案的完整性和真实性，不得随意涂改、伪造或销毁。

（三）收集的档案应及时进行整理和归档。

第十二条 档案整理：

（一）档案整理应遵循“保持档案历史原貌”的原则，不得随意拆散、篡改或伪造。

（二）档案整理应按照统一的标准和规范进行，确保档案的规范化和标准化。

（三）档案整理的主要内容包括：

1. 文件鉴定：对收集的文件进行鉴定，确定文件的价值和保管期限。

2. 文件分类：按照档案分类方案对文件进行分类。

3. 文件排序：按照一定规则对文件进行排序。

4. 文件编目：为每份文件编制目录，记录文件的基本信息。

5. 文件装订：将文件装订成册，便于保管和利用。

第五章 档案的保管

第十三条 档案保管：

（一）档案应存放在专门的档案室或档案柜中，并采取必要的安全措施，防止档案丢失、损毁和泄密。

（二）档案室应保持通风、干燥、防潮、防虫、防鼠、防火等条件，确保档案的安全。

（三）档案应定期进行检查和维护，及时发现和处理问题。

第十四条 档案保管期限：

（一）永久：具有长期利用价值的档案，如企业章程、重要合同、重大决策文件等。

（二）长期：具有较长期利用价值的档案，如财务会计凭证、科技成果鉴定报告等。

（三）短期：利用价值较低的档案，如一般会议记录、日常工作文件等。

第十五条 电子档案的保管：

（一）电子档案应存放在安全的存储介质中，并定期进行备份，防止数据丢失。

（二）电子档案应采取必要的安全措施，防止病毒感染和非法访问。

（三）电子档案应定期进行转换，确保其可读性。

第六章 档案的利用

第十六条 档案利用：

（一）企业员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。

（二）查阅档案时应遵守档案管理规定，不得随意涂改、损坏或复制档案。

（三）查阅完毕后应及时归还档案，并办理归还手续。

第十七条 档案管理部门应积极开发档案信息资源，为企业决策、管理和发展提供服务。

第十八条 档案利用方式：

（一）提供档案查阅服务。

（二）提供档案复制服务。

（三）提供档案咨询服务。

（四）编纂档案信息资料。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十九条 档案鉴定：

（一）档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的价值和保管期限。

（二）档案鉴定应由专业人员进行，并形成鉴定意见。

第二十条 档案销毁：

（一）对保管期满且无保存价值的档案，可以进行销毁。

（二）档案销毁应由档案管理部门提出申请，经企业领导批准后方可进行。

（三）档案销毁应按照规定的程序进行，并做好记录。

第八章 档案的保密

第二十一条 档案保密：

（一）企业档案涉及企业秘密，必须严格保密。

（二）档案管理人员应自觉遵守保密制度，不得泄露档案内容。

（三）查阅档案的人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给他人。

（四）对违反保密规定的行为，应追究责任。

第九章 附则

第二十二条 本制度由企业档案管理部门负责解释。

第二十三条 本制度自发布之日起施行。